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PowerPoint gilt bei vielen Mitarbeitern in Unternehmen als notwendiges Übel. Die wenigsten können sich wirklich mit der Software anfreunden, die als Bestandteil des Office-Pakets in den meisten Unternehmen vorhanden ist. Die Suche nach Alternativen beschäftigt viele Nutzer, die der Meinung sind, dass vorrangig die Software schuld an den schrecklichen Folien ist. So, als wäre bei einem Unfall das Auto für den Schaden verantwortlich. Aber nun im Ernst: Am Programm liegt es nicht. PowerPoint ist eine der mächtigsten Softwares, die es überhaupt gibt.

Wie ist in Unternehmen die Nutzung von PowerPoint überhaupt verteilt? Hierzu gibt es zahlreiche Statistiken. 60 Prozent der Mitarbeiter sind PowerPoint-Nutzer. Und was machen diese Nutzer? Sie erstellen zu 70 Prozent Präsentationen, die nicht markenkonform sind. Das darf natürlich nicht sein. In den meisten Präsentationen werden alte Folien verwendet. Die Suche danach ist der größte Zeitfresser. Werden neue Folien erstellt, dann wird fast die Hälfte der Zeit mit Formatierungsarbeit verbracht.

Vielleicht wäre es gut, wenn man PowerPoint etwas einfacher in der Handhabung machen könnte – und hier kommen Add-ins ins Spiel. Add-Ins sind zusätzliche Programme, mit denen weitere Funktionen hinzugefügt werden. Diese Zusatzmodule vereinfachen die Arbeit mit PowerPoint stark und sparen dem Unternehmen Zeit und Geld. Und zwar richtig.

Ich war in letzter Zeit häufig mit Markenverantwortlichen im Gespräch. Als ich ihnen zeigte, wie man mit einem Klick in Sekunden alte Folien in ein neues Design überführen kann, waren sie sprachlos. Wie viel Zeit haben die Mitarbeiter bisher verschwendet, um das manuell zu machen? Und zudem waren die Anpassungen der Mitarbeiter aus Unkenntnis über das Corporate Design meist auch noch mangelhaft. Was das an Opportunitätskosten bedeutet, möchten die meisten dann gar nicht mehr wissen.

Ein gutes Add-in berücksichtigt das im System hinterlegte CD und kann es in PowerPoint integrieren. Es gibt Warnungen, wenn das Design nicht stimmt – seien es die Farben oder Typografie. Zusätzlich ist eine zentrale Bibliothek mit Symbolen, Bildern oder anderen Dingen verfügbar, die einheitlich verwaltet wird. So nutzt kein Mitarbeiter Bilder, die er irgendwo in Google findet.

Die Folge ist, dass die Folien markenkonform sind und bestehende Folien automatisiert markenkonform gemacht werden können. Ganz schnell.

Neben der Gestaltung der Folien ist in Unternehmen die Einfachheit im Umgang mit PowerPoint ein weiteres großes Thema. Mit Addins kann zum Beispiel ein auf das Unternehmen zugeschnittener Bereich im Menü bereitgestellt werden mit allen relevanten Funktionen. Das spart eine Menge Zeit bei der Suche nach dem richtigen Befehl. Zusätzlich schaffen es Add-ins, entsprechende Automatismen anzubieten, zum Beispiel zur schnellen Erstellung von Agenden oder Integration von Tabellen aus Excel.

Und ziemlich spannend: Man kann mit einem Klick Folien vom alten 4:3-Format in 16:9 übertragen ohne Skalierungsfehler, wie bspw. ein Strecken von Bildern. Auch die Anpassung von Folien in andere Sprachen ist schnell möglich. Das ist fast wie Zauberei.

Das Beste daran ist, dass sich das richtige Add-in ziemlich schnell rechnet. Der ROI kann im ersten Jahr schon bei weit über 1000 Prozent liegen. Allerdings ist das nicht bei jedem Add-in der Fall. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Angebote. Viele davon haben wir selbst getestet. Seit einiger Zeit arbeiten wir mit dem unserer Meinung nach besten Tool.

Das haben mittlerweile auch viele unserer Kunden übernommen und erstellen jetzt in kürzester Zeit einheitliche Folien und haben Spaß daran! Das hätte vorher im Zusammenhang mit PowerPoint niemand gedacht.

PS: Wenn auch Sie viel Geld sparen möchten, dann sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen, wie auch Sie das richtige Add-in einführen können …