Ein explain Artikel

Ich muss Sie leider enttäuschen. In diesem Artikel geht es nicht um untote Piraten. Aber dafür setzen wir uns mit einem ähnlichen Thema auseinander: PowerPoint-Zombies. Wer hat ihn nicht schon einmal selbst erlitten, den sogenannten „Death by PowerPoint“? Die systematische Tötung unserer Gehirnzellen bei ihrer Reise durch Diagrammwüsten, leere Phrasen, und viel zu viele Informationen?

„No one ever complains about a speech being too short!”, sagte einst Ira Hayes.

Und damit sprach er uns aus der Seele. Doch wer schon einmal selbst eine Präsentation erstellt hat, der weiß, wie schwer es fallen kann, sich kurz zu halten. Die wichtigen von den unwichtigen Inhalten zu unterscheiden. Zumindest, wenn man wie ich eine gehörige Portion Gewissenhaftigkeit mitbringt, den Anspruch auf Fachtiefe und Liebe zum Detail. Liebe macht bekanntlich blind. Und die Liebe zum Informationsgehalt kann uns blind machen für das richtige Maß und für das Interesse unseres Gegenübers. Diesen Zustand nenne ich auch gerne den „Fluch der Akribik“. Im (fast) gleichnamigen Film „Der Fluch der Karibik“ des Produzenten Jerry Bruckheimer werden der ehemalige Piratenkapitän Jack Sparrow (Johnny Depp) und die Gouverneurstochter Elizabeth Swann (Keira Knightley) auf einer einsamen Insel in der Karibik ausgesetzt. Zu Captain Sparrows großer Freude befindet sich hier das verlassene Lager von ehemaligen Rumschmugglern. Dank der verbliebenen (hochprozentigen) Vorräte folgt eine durchzechte Nacht. Am nächsten Morgen wacht Sparrow durch den beißenden Geruch von Rauchschwaden auf. Entsetzt sieht er, wie Elizabeth das letzte Fässchen Rum in ein riesiges Feuer wirft, wo es effektvoll in einer Stichflamme aufgeht. Sie hat sämtliche Vorräte der Insel zu einem Haufen aufgetürmt und angezündet.

Die nun folgende Diskussion ist ikonisch für den Film:

Captain Jack Sparrow: NO! Not good! Stop! Not good! What are you doing? You burned all the food, the shade … THE RUM!

Elizabeth Swann: Yes, the rum is gone. Captain

Jack Sparrow: Why is the rum gone?

Elizabeth Swann: One: Because it is a vile drink that turns even the most respectable men into complete scoundrels. Two: Because that signal is over a thousand feet high. The entire Royal Navy is out looking for me, do you think there is even the slightest chance they won‘t see it?

Captain Jack Sparrow: But why is the rum gone?

Wir verfluchten „Akribiker“ lieben den Informationsgehalt unserer Präsentation so sehr, wie Jack Sparrow seinen Rum. Etwas davon zu verbrennen? Das ist geradezu unvorstellbar. Das fühlt sich einfach falsch an. Aber wir sollten es trotzdem tun. Und das hat gute Gründe.

ONE: Because it is a vile drink that turns even the most respectable men into complete scoundrels

Als Schöpfer unserer eigenen Präsentation verantworten wir den Inhalt. Uns unterliegt die Gestaltung des Mediums (meist PowerPoint) oder wir geben sie in Auftrag. Wir bereiten uns auf den großen Auftritt vor. Und dann sind wir es, die sich mutig in das Rampenlicht stellen, in das Zentrum der Aufmerksamkeit, und zum Publikum sprechen. All das macht es einfach, einen wichtigen Punkt zu übersehen: Niemand mag Präsentatoren, deren wichtigste Bezugsperson im Raum sie selbst ist.

Der Held unserer Präsentation sind nicht wir. Es ist das Publikum.

Letztendlich halten wir unsere Präsentation, weil wir uns etwas von der Zielgruppe erhoffen. Einen Kaufvertrag, Aufmerksamkeit, ein Sponsoring, Motivation und Eigenantrieb für die neue Unternehmensstrategie und so weiter. Wir wollen eine Botschaft überbringen. Es ist uns wichtig, dass diese gesehen und verstanden wird. Kurzgesagt: Wir sind diejenigen, die etwas von unserer Zielgruppe wollen – nicht umgekehrt. Warum sollte das Publikum für uns seine Meinung ändern? Energie in eine neue Strategie investieren? Warum sollte es unsere Botschaft von ihrer einsamen Insel in der Karibik retten, sie mit an Bord holen und durchfüttern?

Als Sprecher sind wir im Zugzwang. Daher sollten wir uns also bewusst machen, was die Zielgruppe interessiert und was wir ihr bieten können. Warum sie uns überhaupt zuhören sollte.

Vielleicht sind Sie ja einer dieser hochcharismatischen Menschen, die das Rampenlicht lieben. Die in der Lage sind, auch langweilige Themen zum Partyrenner zu machen. Aber, Hand aufs Herz – egal, wie charmant, begabt oder geübt Sie auch sein mögen – profitiert das Publikum wirklich vom Wissen um Ihren dreizehnten Standort?

Wir können noch so fasziniert von der Rolle des sensomotorischen Cortex für den Erfolg einer Hypnosetherapie sein – wenn unser Gegenüber unsere Vorliebe für Neuropsychologie nicht teilt, wird er uns nicht in die Tiefen der Hirnforschung folgen. Er wird schwer seufzend tiefer in den Stuhl sinken und für den Rest des Vortrags auf Autopilot schalten. Im Rum zu schwelgen, wie eine eingelegte Rosine – das kann eine nette Sache sein.

Vor allem in gleichgesinnter Gesellschaft. Sich jedoch als einziger zu betrinken, vor einem Raum voller stocknüchterner Menschen – das ist eher unangenehm. Und zwar für alle Beteiligten. So ähnlich verhält es sich auch mit dem Informationsgehalt einer Präsentation.

Wenn Informationen unser Rum sind, dann sind wir der Barkeeper unseres Publikums. Und es liegt an uns, wie schmackhaft die Präsentation wird. Was wollen Sie also servieren?

TWO: Because that signal is over a thousand feet high.

Bei der Vorbereitung von Präsentationsinhalten ist es vor allem eine Frage, die uns „Akribiker“ nachts wachhält: „Habe ich auch wirklich nichts vergessen?“

Da war doch noch dieser kleine Fun Fact, der wirklich unterhaltsam war. Und die Gründergeschichte ist natürlich absolutes Basiswissen. Wie könnten wir sie übergehen. Vielleicht sollten wir lieber einen noch tieferen Einblick in die einzelnen Geschäftsbereiche geben? Sonst versteht man ja gar nicht wirklich, was wir da überhaupt machen ...

Das Thema des Vortrags packt uns. Es ist so interessant und vielfältig, dass wir gar nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Und erst recht nicht, wo aufhören. Deshalb kopieren wir vorsichtshalber alles auf unsere Slides, was irgendwie relevant sein könnte. Wir wollen ja schließlich nicht, dass wichtige Infos verloren gehen. Und sowieso: Es könnte ja jemanden interessieren.

Faszinierenderweise erreichen wir aber genau das Gegenteil. Der Zuschauer sieht den Wald vor lauter Palmen nicht mehr. Unsere Kernbotschaft ertrinkt kläglich in der Informationsflut. Sie wird vom Publikum gar nicht erst gesehen und kann wohl niemals von ihrer einsamen Insel gerettet werden. Und was noch dazukommt: Wir werden langweilig. Spätestens nach dem dritten Organigramm hat uns niemand mehr lieb.

Selbst wenn das Publikum wirklich nett wäre, selbst wenn es unabhängig des Inputs an unseren Lippen hängen würde – niemand kann sich all das merken. Das menschliche Gehirn hat einfach seine Grenzen.

Bildlich gesprochen: Wenn die Royal Navy (das Publikum) an unsere Insel anlegt, um die Botschaft abzuholen, hat sie in der Regel keinen leeren Frachtraum und einen relativ kurzen Geduldsfaden.

Manchmal müssen wir daher den Rum verbrennen, damit die Informationen auf das Schiff passen. Aber auch, damit unsere Botschaft überhaupt gesehen wird.

Und je höher die Flughöhe unseres Vortrags sein soll, umso höher muss dafür auch die Flamme sein. Desto mehr Rum muss dem Feuer zum Opfer fallen. So weh es dem Jack Sparrow in uns auch tut. Und seien wir mal ehrlich: Jack Sparrow ist zwar definitiv das Gesicht des Films, aber sein Urteilsvermögen ist teilweise etwas fragwürdig. Vor allem in Bezug auf Rum. Die Elisabeth Swann in uns dagegen weiß genau, welche Botschaft sie überbringen will. Und sie weiß genau, was sie dafür verbrennen muss. Sie ist daher genau die Richtige für diesen Job.

Vielleicht überwinden wir unseren inneren Jack Sparrow und finden die Elizabeth in uns selbst. Zum Beispiel kann es helfen, den Inhalt laut auszusprechen. Über Schachtelsätze, unnötige Fachsprache und wirre Argumentationen stolpern wir häufig erst auf der Tonspur. Manchmal ist es auch hilfreich, sich eine zweite Meinung einzuholen. Zum Beispiel von einem Arbeitskollegen oder Geschäftspartner. Zur Überprüfung der richtigen Flughöhe eignet sich dagegen eine Person, die einen ähnlichen Wissensstand wie die Zielgruppe hat.

Das ist in vielen Fällen ein Fachfremder oder jemand mit nur grundlegendem Basiswissen. Im Dialog mit dieser Person kristallisiert sich meist schnell heraus, wie verständlich Ihre Inhalte nach außen hin wirklich sind. Wir sollten also uns nur betrinken, wenn die anderen munter mittrinken. Sind sie zum Beispiel auf einer Fachmesse?

Dann schwelgen Sie. Ansonsten sollten wir darauf achten, dass wir es mit der Informationstiefe nicht übertreiben. Auch wenn es wehtut. Seien Sie ein Gentleman, beziehungsweise eine Lady – besaufen Sie sich nicht auf der Bühne. Und bitte trinken Sie ihr Publikum nicht unter den Tisch.

Es ist nicht einfach, Abschied vom Rum zu nehmen. Aber es lohnt sich. So wie in „Fluch der Karibik“ kurz nach der Diskussion die Segel der Royal Navy am Horizont erscheinen, werden Sie mit der Aufmerksamkeit Ihres Publikums belohnt werden anstatt mit Power-Point-Zombies. Und aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen: Es wird mit jedem Mal ein bisschen leichter.